Koristimo dva termina da opišemo potencijalno problematične rezervacije i vrlo je važno naučiti razliku i kako ih pravilno postupati.
Overbooking (preklopljena) rezervacija
To znači da je u trenutku kada je izvršena rezervacija vaša raspoloživost za tu vrstu jedinice bila 0, a već imate sve jedinice rezervisane za neki period trajanja nove rezervacije. Ovako ćete ih primijetiti (a da, mi vam šaljemo i e-mail, čim primijetimo prebukiranost tako da ih ne možete ne primjetiti).
U slučaju da niste sigurni kako se ovo dogodilo, kontaktirajte nas putem našeg chata za podršku i pomoći ćemo vam da shvatite šta se dogodilo. Naše iskustvo pokazuje da se preklapanja rezervacija najčešće dešavaju u ovim slučajevima:
> ako ručno povećate svoju dostupnost na OTA Sync-u,
> ako povećate dostupnost na online prodajnim kanalima
> ako imate alotman na online prodajnim kanalima
Drugi, manje čest uzrok preklapanja rezervacija je ručno otkazivanje rezervacija koje dolaze sa OTA kanala. Kada ručno otkažete rezervaciju koja je došla sa kanala, u vašem OTA Sync kalendaru, povećavate dostupnost koja se zatim šalje prema svim povezanim kanalima. Međutim, ako gost (ili sam kanal) otkaže istu rezervaciju direktno na kanalu, dostupnost na kanalu će se još jednom povećati i stvoriti ovu fiktivnu dostupnost koja neće biti vidljiva u vašem OTA Sync kalendaru, ako ograničenje dostupnosti je već dostignuto. Stoga ova situacija predstavlja opasnost od prebukiranosti.
Zato: Ni pod kojim okolnostima ne treba ručno otkazivati rezervacije koje su stigle sa OTA kanala. Te rezervacije treba otkazati na kanalu odakle su došle jer ručna intervencija može stvoriti problem. Ručno otkazivanje treba se koristiti samo za rezervacije koje su učinjene direktno putem Booking Engine-a, telefonom/e-mailom ili walk-in.
Razlomljene (isprekidane) rezervacije
U većini slučajeva razlomljene rezervacije nisu problematične i mogu se riješiti u roku od nekoliko sekundi. Termin "razlomljena rezervacija" opisuje dužu rezervaciju u kojoj OTA Sync nije mogao dodeliti ni jednu jedinicu vašim gostima za vreme njihovog boravka. Ove rezervacije iako izgledaju isto kao overbooking, imaju značajnu razliku u tome što ćete imati ispravnu raspoloživost i stoga znate da je to lako rešiv problem.
Evo primjer razlomljene rezervacije i uputstvo kako rešiti ovaj problem:
Da biste ovo rešili, morate preurediti rezervacije u tom periodu. Rezervacije se mogu premeštati s jedne jedinice na drugu levim klikom miša (drag&drop akcija).
Savjet za profesionalce: savetujemo da pomno pratite sve rezervacije, jer se ovaj problem može često događati ako imate više jedinica dodijeljenih jednom tipu sobe. Aktivnim radom na njima i pravovremenim ispravim slaganjem unutar kalendara izbeći ćete sve potencijalne probleme.